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Requisito ISO 45001: Para ser um sistema de gestão de Saúde e Segurança Ocupacional verdadeiramente eficaz, a ISO 45001 cita áreas específicas às quais os recursos devem ser alocados.

Reconhecendo que qualquer empreendimento precisa do nível adequado de recursos para ter sucesso, a ISO 45001 lista especificamente tipos, níveis e medidas-chave dos recursos necessários para manter a conformidade, incluindo:

O padrão quer um programa para determinar qual suporte será necessário e como isso será fornecido, incluindo:

* Quem será designado para executar cada fase e como essas pessoas serão capacitadas
* Determine o que pode ameaçar a execução do processo e quais benefícios podem advir da execução adequada do processo
* Documentar o processo adequadamente, incluindo atualizações, e disponibilizá-lo a todos os envolvidos

Seção 7 Suporte

Seção 7.1: Recursos

Esta seção tem uma visão ampla dos itens necessários para realizar os requisitos da ISO 45001, especificamente pedindo suporte nessas áreas críticas:

Quais recursos disponíveis versus o que precisa ser obtido, incluindo:

* trabalho / habilidades
* instalações de planta ou escritório / utilitários
* tecnologia da informação / comunicações
* transporte / logística
* equipamento

condições de trabalho (incluindo questões emocionais, intelectuais e motivacionais físicas e interpessoais).

Medindo o tipo, o nível, o escopo, a continuidade e a adequação dos recursos, incluindo a justificativa contínua da necessidade desses recursos, e registrando os resultados desse rastreamento.

Aborda a medição automatizada para áreas como aquisição de dados de produção, pedindo que sua precisão seja verificada, documentada, feita à prova de adulteração e segura.

Que informações são necessárias para a organização manter os resultados planejados de saúde e segurança, incluindo a elaboração de um plano de como as informações (ou seja, dados, procedimentos / abordagens, etc.) devem ser categorizadas, preservadas e compartilhadas - e que quaisquer lacunas no conhecimento sejam compreendidas e abordado?

O escopo do gerenciamento de recursos inclui:

* Recursos humanos
* Informação e comunicação
* Instalações / equipamentos / locais de trabalho

Sua organização precisa perguntar se esses recursos são suficientes para fornecer locais de trabalho seguros e saudáveis. Os auditores procurarão verificar se a falta desses recursos está na causa raiz das não-conformidades. Você deve considerar esses recursos ou recursos insuficientes como uma possível causa de não-conformidades. Como as auditorias internas ou o sistema de ações corretivas identificam problemas com recursos como causa raiz, são necessárias melhorias nos recursos. Fornecer recursos adequados é um elemento central do seu S &SO.

Recursos humanos

Além de os funcionários serem treinados para um trabalho, a eficácia desse treinamento deve ser medida, os critérios de competência determinados. O funcionário deve estar ciente da relevância e importância de suas atividades e de como elas contribuem para o alcance dos objetivos de saúde e segurança.

Você pode dizer a um auditor quais são os requisitos de competência para uma posição específica?

Você consegue, então, mostrar ao auditor que os funcionários nessa posição atenderam a esses requisitos e foram efetivamente treinados conforme necessário?

Instalações e equipamento

Os auditores avaliarão os edifícios, o espaço de trabalho, o equipamento e os serviços de suporte para determinar se contribuem para as não-conformidades.

Questões seriam identificadas nesta área se for evidente que a provisão inadequada de recursos está na causa raiz das não-conformidades de S &SO.

Condições de trabalho

Muitos fatores no local de trabalho têm um impacto direto na saúde e segurança. Fatores como limpeza, temperatura, ergonomia ou iluminação podem afetar a saúde e a segurança dos funcionários ou causar não-conformidades.

Os auditores considerarão o local de trabalho e poderão determinar que o controle inadequado do local de trabalho é a causa básica de uma não conformidade.

Seção 7.2: Competência

A aptidão daqueles que implementam o plano de saúde e segurança precisa ser avaliada em relação aos requisitos para as tarefas, e quaisquer deficiências devem ser abordadas por meio de treinamento, exposição, terceirização ou transferência de pessoal.

Na ISO 45001, a seção 7.2 exige que o pessoal seja devidamente treinado em questões de saúde e segurança; A seção 7.3 requer que o pessoal esteja ciente das questões de saúde e segurança, e a seção 7.4 requer que a necessidade de informações e comunicações internas e externas seja determinada.

Assim como em muitas partes do padrão ISO & S &SO, os requisitos de treinamento foram projetados para ajudar a melhorar o desempenho de saúde e segurança da organização. A norma exige que os funcionários sejam informados e treinados com o conhecimento e as habilidades necessárias para realizar seu trabalho de forma eficaz e segura. Também é necessário verificar se o treinamento fornecido foi eficaz.

Seção 7.3: Conscientização

A norma exige que todos, não apenas aqueles que administram o sistema de S & SO, se familiarizem com suas políticas e objetivos e saibam o que devem fazer para atingir suas metas, incluindo o que acontece se eles não atenderem adequadamente a esses requisitos. A conscientização dos funcionários sobre questões de saúde e segurança resulta do treinamento efetivo de pessoal.

Seção 7.4: Informação e Comunicação

Um plano formal e atividades para fornecer informações internas e externas relevantes para o sistema de gestão de S & SO precisam incluir:

Quais informações serão comunicadas?

Quando as informações serão comunicadas?

Quem precisa saber sobre cada elemento específico do plano?

Como e quando essa comunicação ocorrerá?

E quem é responsável por controlar e transmitir a informação?

A comunicação interna precisa assegurar que as informações de saúde e segurança, incluindo mudanças no sistema de S & SO sejam comunicadas em todos os níveis e funções, e permite que os trabalhadores façam contribuições para a melhoria contínua.

A comunicação externa precisa garantir que os pontos de vista das partes interessadas externas sejam considerados e levar em conta os requisitos legais.

O treinamento e a conscientização do pessoal, conforme exigido nas seções 7.2 e 7.3 acima, serão de grande ajuda para melhorar a comunicação interna e externa das questões de saúde e segurança, conforme exigido nesta seção 7.4.

Atenda às suas necessidades de treinamento, conscientização, informação e comunicação com:

Introdução à ISO 45001 Esta apresentação revisa cada seção da norma e tem guias e questionários para medir a eficácia do treinamento.

Seção 7.5: Informações Documentadas

A natureza da informação documentada tornou-se muito mais flexível e gerenciável para atender ao que é exigido pela norma, mas também ao que é necessário para que a própria organização implemente a S & SO.

A norma observa que a extensão dessa documentação varia de acordo com uma variedade de fatores (ou seja, tamanho, missão, produtos, serviços, sofisticação, etc.). Também prevê os critérios específicos de documentação:

Deve incluir um meio para uma descrição adequada, incluindo sua origem, propósito, histórico de mudanças, revisão / aprovação e o método de comunicação (texto, áudio, vídeo, pictórica, multimídia, interativa, etc.).

Um meio deve ser fornecido para gerenciar formalmente a documentação, equilibrando a necessidade de acesso versus segurança.

Indo além, deve haver um plano e uma abordagem que regem a disseminação de documentação (o que, quando e onde a documentação pode ser acessada e por quem), integridade / validação revisão, aprovação, armazenamento e descarte.

A ISO 45001 permite flexibilidade em como, o que e quando documentar um elemento de processo de gerenciamento de saúde e segurança, como sistemas para planejamento, gerenciamento de recursos e controle de informações documentadas.

Isso não é apenas para acomodar formas mais modernas de comunicação, como vídeo, áudio e outros registros eletrônicos, mas para permitir que uma organização reutilize as informações apropriadas, mantenha as versões atuais mais fáceis, forneça acesso / distribuição mais amplo e reduza os custos associados documentação.

A norma ISO 45001 eliminou a distinção entre documentos e registros. Ambos agora são chamados de informação documentada.

Conforme definido nos termos e na seção de definição, “informações documentadas” são informações que devem ser controladas e mantidas por uma organização e pela mídia na qual estão contidas.

Portanto, espera-se que você também mantenha e controle o meio, bem como as informações.

Essas “informações documentadas”, documentos e registros são usados como evidência de conformidade.

Para provar e reter essa prova, que um processo foi concluído e se os resultados pretendidos foram alcançados.

Manter os conhecimentos relevantes para a organização, incluindo:

* Processos

* Especificações / Revisões

* Metas / Expectativas

* Monitoramento / Medidas

* Análise / Análises / Avaliações / Validações

* Terminologia

* Decisões feitas

* Negociações

* Notificações

* Autorizações

* Ações tomadas

* Ativos / Inventários / Gerenciamento de propriedades

* Descrições de posição / Qualificações

* Etc.

Então, o que é necessário?

De acordo com a cláusula 7.5.1 da ISO 45001, exige que:

O sistema de gestão de S & SO inclui as informações documentadas exigidas pelas informações padrão e documentadas, consideradas necessárias para um sistema de gestão de S & SO efetivo.

A extensão da informação documentada criada e atualizada irá variar de uma organização para outra e dependerá do tamanho, tipo de processos, produtos e serviços.

Diretrizes sobre o que documentar podem incluir:

Documentar partes críticas do sistema de gerenciamento de S & SO, como seu escopo, principais processos operacionais, políticas e objetivos. Documentar informações importantes, mas talvez menos críticas, que apoiem a SST, como fluxogramas de processos, procedimentos específicos de saúde e segurança e operacionais, cronogramas, abordagens de coleta de informações, como formulários de registro, pesquisas, planos de negócios etc.

De acordo com a cláusula 7.5.3 da ISO 45001, exige que:

As informações documentadas exigidas pelo sistema de gestão de S & SO e pela norma devem ser controladas para garantir que estejam disponíveis e sejam adequadas para uso quando e onde forem necessárias, e estejam adequadamente protegidas contra perda de integridade ou uso impróprio.

Será necessário um manual de S & SO?

A resposta curta é que sob o ISO 45001, um manual de S & SO não será obrigatório. A norma ISO / DIS 45001 não especifica a exigência de um manual formal de S & SO. No entanto, um documento que pode ser chamado de manual ainda pode satisfazer o requisito de informações documentadas relativas a:

Sua política e objetivos de S & SO

O escopo da S & SO

* Informações para apoiar atividades e processos de saúde e segurança relacionados
* Em muitos casos, as informações exigidas pela S & SO ainda serão mais convenientes e acessíveis se coletadas, publicadas e mantidas através de um formato manual tradicional.

* Manutenção / Retenção de Documentos

Conforme observado na seção 7.5, a norma ainda aplica rigor tradicional na atualização, proteção e retenção de documentos para informações que tenham sido consideradas parte crítica da S & SO (e outros sistemas de gerenciamento relacionados, como OHSAS 18001). Na ISO 45001, existem muitas cláusulas que exigem especificamente informações documentadas - consulte a tabela abaixo:

Informações documentadas necessárias

4.3 O escopo da S & SOdisponível como informação documentada
5.2 A política de S & SO disponível como informação documentada
5.3 As responsabilidades, responsabilidades e autoridades pelas funções relevantes são mantidas como informação documentada.
6.1.1 Manter informações documentadas sobre os riscos de saúde e segurança e as oportunidades de S & SO e os processos necessários para abordar riscos e oportunidades
6.1.2.2 As metodologias e critérios para avaliar os riscos de S & SO são definidos, mantidos e retidos como informação documentada.
6.1.3 As informações sobre requisitos legais aplicáveis e outros requisitos são mantidas, retidas e atualizadas como informações documentadas.
6.2.2 Os objetivos e planos de S & SO para alcançá-los são mantidos e retidos como informação documentada
7.2 Informação documentada é

7.2 A informação documentada é retida como prova de competência dos trabalhadores
7.4 Comunicações relevantes de S & SO são recebidas e mantidas como informações documentadas
8.1.1 Informações documentadas para fornecer confiança de que os processos foram executados conforme o planejado e determinar onde a ausência de informações documentadas pode levar a desvios da política de saúde e segurança e os objetivos de S & SO são mantidos
8.6 As informações sobre o processo e sobre os planos para responder a possíveis situações de emergência são mantidas e mantidas como informação documentada.
9.1.1 A evidência dos resultados de monitoramento, medição, análise e avaliação é retida como informação documentada
9.1.2 Os resultados da avaliação de conformidade são retidos como informação documentada
9.2.2 A evidência da implementação do programa de auditoria e os resultados da auditoria são retidos como informação documentada
9.3 A evidência dos resultados das análises de gestão é retida como informação documentada
10.1 A evidência da natureza dos incidentes ou não-conformidades e as medidas tomadas com os resultados e a eficácia da correção é retida como informação documentada e comunicada aos trabalhadores relevantes outras partes interessadas relevantes
10.2.2 A evidência dos resultados dos esforços de melhoria contínua é retida como informação documentada

Embora os requisitos de documentação da ISO 45001 sejam menos restritivos que em padrões anteriores, como na OHSAS 18001:2007 (para o 4.4.5 controle de documentos e para o 4.5.4 controle de registros), ainda há casos específicos em que as informações documentadas devem ser registradas e retidos pela organização como evidência dos resultados alcançados, como observado acima.

O que é mais importante

Se uma organização possui uma S & SO existente ou está apenas começando com a nova ISO 45001, a chave é permitir que os processos usados determinem os requisitos de documentação.

Se a documentação que existe puder ser mostrada para apoiar os processos de S & SO de forma eficaz, então ela pode e deve continuar a ser usada. Caso contrário, o nível apropriado de esforço para transformar ou reutilizar essa documentação na função adequada deve ser aplicado.

Essa flexibilidade, no entanto, não alivia a organização de poder provar que está atingindo suas metas de gerenciamento de S & SO.

Conforme observado acima, o padrão tem muitos casos em que exige evidências específicas de conformidade. A documentação deve, portanto, ser precisa, objetiva e atual a esse respeito e, na prática, deve resistir ao escrutínio que uma auditoria externa adequadamente executada exigirá.

Uma de nossas perguntas freqüentemente respondidas tem a ver com o controle de formulários e registros usados em sistemas de gerenciamento. Por que tais informações documentadas precisam ser mantidas e retidas, e como no mundo podemos administrar todas elas?

Bem, os formulários são projetados para garantir que você colete os dados necessários. Os formulários tornam-se registros quando usados como instruções de trabalho, indicando etapas e ordem das etapas de um processo, informando quais dados coletar, especificando o limite aceitável e registrando os resultados das atividades, como monitoramento e medição.

A ISO 45001 exige a manutenção e retenção de informações documentadas (consulte também Documented Information) e destaca várias práticas importantes e especifica que o gerenciamento de registros é necessário para permitir a verificação das atividades de uma organização e a operação efetiva de seu sistema de gestão de S & SO.

Um registro confiável é aquele cujo conteúdo pode ser confiável como uma representação completa e precisa de transações, atividades ou fatos. Para garantir a confiabilidade, os registros precisam ser criados:

* No momento da transação / incidente relacionado ou logo depois.
* Por indivíduos que têm conhecimento direto dos fatos sobre a transação.
* Por instrumentos rotineiramente usados dentro do negócio para conduzir a transação.

Integridade:

A integridade de um registro refere-se a ser completo e inalterado. Os registros precisam ser protegidos contra alterações não autorizadas. No caso de um registro precisar ser alterado, as políticas e os procedimentos precisam especificar as adições ou anotações que podem ser feitas em um registro após sua criação. Somente uma pessoa autorizada deve ter permissão para lidar com os registros enquanto faz alterações. Além disso, é importante que qualquer anotação, adição ou exclusão seja explicitamente indicada e rastreável.

Além disso, para manter a integridade dos registros, o sistema de registros deve incluir controles para permitir o monitoramento do acesso, verificação do usuário, destruição e segurança autorizadas para impedir o acesso não autorizado, a destruição, a alteração ou a remoção de registros.

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